L’autorité territoriale est tenue de constituer un dossier pour chaque fonctionnaire (art. 18, loi du 13 juillet 1983 modifiée). Cette obligation s’applique également aux stagiaires et aux agents contractuels. L’existence d’un dossier individuel constitue une garantie pour les agent.es qui peuvent à tout moment exercer leur droit à communication et connaître les éléments dont dispose à leur égard l’autorité ayant pouvoir de nomination et pouvoir disciplinaire.
Le dossier administratif réunit notamment les documents portant sur :
○ l’état civil,
○ la situation de famille,
○ les diplômes,
○ la carrière : les arrêtés de nomination, d’avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire (détachement, mise en congé parental, etc.),
○ les évaluations professionnelles,
○ les actes liés à la formation professionnelle : attestations et contenu de stage,…
○ les éléments liés à la rémunération : double de la fiche de paie,
○ les absences : arrêtés de mise en congé (de maternité, de paternité, de maladie, etc.)…
● Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité.
● L’administration ne doit pas retirer, ajouter ou modifier les éléments figurant dans un dossier administratif.
● Le dossier peut être géré sous format papier. Mais il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique (ce n’est pas le cas au CASVP).
● Le dossier ne doit comporter aucun document mentionnant les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques.
Cas particulier du dossier médical : il doit être divisé en deux parties en raison des règles de communication des documents administratifs à caractère médical : une partie figure au dossier individuel ; elle comprend les documents fournis par le fonctionnaire lui-même. L’autre partie demeure sous la garde du médecin du service de médecine préventive (expertises, examens, diagnostics).
La mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées est également interdite. En revanche, les documents évoquant les faits à l’origine de la sanction ne sont pas retirés.
Le respect de la vie privée est une liberté fondamentale et le dossier administratif ne doit pas comporter des éléments en lien avec votre vie personnelle, sauf si ceux-ci sont constatés dans l’exercice des fonctions ou de nature à compromette le bon fonctionnement du service.
Certains éléments devront être fournis (adresse, nombre d’enfants, coordonnées bancaires, attestation de PACS) pour permettre de remplir des formalités administratives, tel le versement de la paie et l’attribution du supplément familial de traitement, autorisation d’absence pour enfant malade,… Par contre, aucune disposition législative ne permet à une administration d’obliger un.e agent.e à fournir un numéro de téléphone personnel, téléphone portable, adresse email électronique.
Comme l’indique l’article 65 de la loi du 22 avril 1905, l’agent.e a le droit de consulter son dossier administratif, seul ou accompagné d’un collègue, représentant du personnel ou syndical, sans avoir à s’en justifier ou à en donner le motif. Il.elle peut demander des photocopies des pièces présentes dans le dossier. La demande doit être faite par courrier à l’autorité administrative de l’établissement.
En cas de refus de l’administration, vous disposez d’un délai de deux mois à compter de la notification de refus pour saisir la CADA – Commission d’Accès aux Documents Administratifs. (lien)
En cas de procédure disciplinaire, l’administration est dans l’obligation de fournir le contenu du dossier administratif. A défaut, la procédure de discipline pourrait être annulée par les tribunaux administratifs.
L’UNSA rappelle que tout.e agent.e peut exiger que soient rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données le concernant qui seraient inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation sont interdites.
UNSA CASVP 